Motivációs, és, vagy, kísérőlevél
A jelenleg olvasható tanulmányok erősen egybemossák ennek a két levélfajtának a lényegét. Nekem az a javaslatom, hogy különítsük el.
Azt is megmondom, hogy miért: ma a meghirdetett pozíciókra történő jelentkezések az esetek 98%-ban elektronikus úton történnek. Magyarul, kell írnunk egy e-mailt az állást meghirdetőnek. Én ezt nevezem kísérőlevélnek, hiszen ennek feladata, hogy a megfelelő módon „bekísérje” önéletrajzunkat, és motivációs levelünket az illetékes figyelmébe.
Ezzel a levéllel találkozik először, a HR-es, vagy aki meg van bízva az adott cégnél a felvételiztetéssel. Nem mindegy milyen az első benyomás rólunk.
Tudomásul kell vennünk, hogy ezt a levelet (e-mailt) nem a barátnőnknek, szomszédnak, stb., írjuk, hanem hivatalos helyre, hivatalos okból. Ezért ennek megfelelően kell kinéznie, és a tartalomnak is ennek megfelelőnek kell lennie.
Soha nem kezdünk úgy egy levelet, hogy „Jó napot kívánok!”, egyébként sem, de ebben az esetben kifejezetten káros, nevetséges.
Soha ne felejtkezzünk meg a kísérő e-mail-ünk céljáról. Mi is az? A kísérő e-mail-ünk konkrét célja: hogy felkeltse az olvasója figyelmét, és megtegye az első jó benyomást rólunk.
Az előző részben, amikor az önéletrajzról írtam, említettem, hogy egy-egy meghirdetett pozícióra rengeteg jelentkezés érkezik. Ha már az első lépésben eltoljuk, akkor a későbbiekben nem sok esélyünk marad a pozíció elnyerésére.
Ennek érdekében vannak fontos szempontok, amit figyelembe kell vennünk.
Az e-mail-ben írt kísérő levél mindig legyen egyedi, az az, ne egy sablont használjunk, hanem az adott pozíció, - és ha kiderül a hirdetésből - az adott cég, és illetékes személy számára készüljön. Nagyon fontos, hogy érezze az, aki olvassa, hogy ez a levél neki szól személyesen.
Meg kell értenünk, ez a levél nem a motivációs levél, tehát ne kezdjük ebben taglalni azokat a dolgokat, amiket egy motivációs levélben kell, hogy aztán majd a motivációs levélben újra olvashassa. Ennek a levélnek, hivatalosnak, komolynak kell lennie, azt kell sugároznia „igen én egy komoly megbízható ember vagyok, aki érti a dolgát”, ezek mellet még személyre szólónak is kell lennie, és rövidnek, nagyon rövidnek. Itt is nagyon fontos, hogy megakadjon az olvasó szeme a levélen, ne csak átfussa, hanem felfigyeljen rá, és ezzel a figyelemmel olvassa aztán az önéletrajzunkat, és motivációs levelünket.
Ezt ne mindenféle cirádás betűformákkal, hanem elegáns, de a megszokottól eltérő kiemelésekkel tudjuk elérni, és rövid hatékony fogalmazással.
A kísérő e-mailünket (levelünket) mindig baloldalon kezdjük a címzett nevével, beosztásával, a cég nevével. Ha ezt nem tudjuk, akkor sem kell kétségbe esni, hiszen valami információnk a hirdetés alapján csak van a hirdetőről, ami lehet, akár egy fejvadász cég is.
Ezt követi a konkrét személyre szóló megszólítás, ha nincs semmilyen utalás egy személy nevére a hirdetésben, akkor se írjuk azt, hogy „tisztelt cím” ez személytelen, távolságtartó, fölényes.
A megszólítás után az e-mail szövege következik, ami rövid tömör, pár mondat. Megjelöljük a forrást ahonnan a tudomásunkra jutott a hirdetés, leírjuk, hogy erre a hirdetésre jelentkezve küldjük mellékletben az önéletrajzunkat, motivációs levelünket. Mindezt teljesen tárgyilagosan, de egyértelműen fogalmazva, hogy kifejezze célunkat.
Figyelem! Soha ne írjunk teljes szélességben (faltól-falig), 12-13 cm szélesebb szöveget kényelmetlen olvasni akár kinyomtatva, akár a monitoron. Nem beszélve arról, hogy csúnya.
Eszünkbe ne jusson akár az önéletrajzunkat, akár a motivációs levelünket beleírni az e-mailbe, ezeket csatolt fájlként, ha lehet, PDF formátumban küldjük mert ez biztos, hogy nem esik szét. A word formátum sok esetben szétesik. Soha ne használjunk egyedi nem elterjedt szövegszerkesztő programokat. A PDF formátum minden hivatalos helyen, és cégnél elfogadott, használt.
E-mail minta I.
Minta Ödön
HR vezető
Sir-Sur Kft. Budapest XXX
(nagyon fontos, ha tudjuk a cég nevét, ahol a pozíciót meghirdették,
vegyük a fáradtságot és derítsük ki az illetékes nevét, beosztását,
egy két telefonnal megoldható, figyeljünk a nevek pontosságára,
senki nem szereti ha átkeresztelik)
Tisztelt Minta Ödön Úr! (hölgyek esetében az úrhölgy dukál)
Az Önök által, a www.sir-sur.hu honlapon meghirdetett kereskedelmi
asszisztens, - hivatkozási szám XK7602 - munkakörre küldöm pályázatom.
Csatolt fájlként mellékeltem az önéletrajzom, és motivációs levelem.
Üdvözlettel:
Példa Emese
A sötétkék szín elegáns, magabiztosságot, határozottságot sugall. Eltér a megszokott
fekete betű fehér alapon színtől, a szem megakad rajta. Ugyanakkor mégsem tolakodó.
E-mail minta II.
Abban az esetben, ha nem tudjuk, a személy nevét, de a cégét igen.
HR osztály (ha a céget sem ismerjük, mert fejvadász hirdetett
Sir-Sur Kft. ezt a részt elhagyhatjuk elég a megszólítás)
Budapest XXX
Tisztelt Úrhölgy/Úr! (a hölgyem, uram kifejezést kerüljük, kioktató, fölényes, ebben az esetben mindig nagy Ú betűt írunk)
Pályázatomat csatolt fájlként küldöm, az Önök által meghirdetett
asszisztensi pozícióra. Hirdetésüket a www.sir-sur.hu honlapon,
és a xyyyy újságban olvastam.
Üdvözlettel:
Példa Emese
A sötétvörös szín is elegáns, meleg, barátságos.
Amilyen színeket soha ne használjunk:
Piros; tolakodó erőszakos, rózsaszín és árnyalatai egész a liláig; feminin határozatlan,
sárga bármely árnyalata; rosszul látszik, bizonytalanságot tükröz.
Elegáns még a 75% feletti szürke.